La gestión documental legal es el proceso de recogida, almacenamiento, revisión, presentación, preparación, numeración, copia, digitalización y el resumen de los documentos presentados en virtud de una causa judicial. Incluso acciones legales breves generan resmas de papel que tiene que ser gestionadas.

Desde el inicio hasta la culminación de un proceso legal, todos los documentos relacionados con un caso deben ser organizados y agregados, y a esto es lo que comúnmente se le conoce como la gestión documental legal. Los documentos legales también deben ser accesibles y estar clasificados en un sistema que permita a un abogado poder localizar el documento que hagan falta, aunque no supiera que dicho documento se iba a necesitar cuando fue revisado y presentado originalmente.

El núcleo de cualquier proceso judicial es una prueba. Los documentos son a menudo una prueba crucial, sobre todo en un caso civil. Para nadie es desconocido que el registro de un proceso legal puede generar miles de páginas de documentos que necesitan ser revisados para determinar su valor probatorio, y es por ello que la gestión documental legal toma gran importancia. Los abogados son responsables no sólo de la gestión de los trámites normales que rodean un caso, como escritos y la correspondencia, sino que también debe implementar y mantener un sistema de revisión y el uso de los documentos producidos a través de solicitudes legales.

La gestión documental legal es en gran parte relacionada con la gestión de las producciones masivas de documentos que forman parte de los litigios civiles complejos. También se ocupa de la gestión ordinaria de trámites asociados con un caso. Existe toda una industria de empresas que prestan servicios a firmas de abogados para ayudar a almacenar, copiar, escanear, digitalizar y crear bases de datos documentales y de índices de búsqueda por medio de programas especializados para la gestión documental.

El ciclo normal de gestión documental de litigios complejos incluye la recopilación de la categorización de los documentos, la numeración de cada página y el escaneado en una base de datos digital, ejecutando un programa de reconocimiento óptico de caracteres en los documentos para crear un índice de búsqueda, copia de documentos para crear grupos de trabajo, y la creación de exposiciones de material relevante.

El uso de un sistema informático es indispensable en la gestión documental y puede ser implementado a través de un paquete de software comercial que crea bases de datos documentales y los índices de búsqueda. Esto permite a un abogado poder realizar una búsqueda de todo el texto contenido en todos los documentos. Si un problema surge en el juicio, los documentos pueden ser buscados en cualquier momento para determinar si hay algo relevante contenido en dicho documento. Por ello es que la gestión documental tiene una gran importancia en los procesos legales.

Las grandes empresas de abogados y oficinas legales normalmente asignan una persona especialmente capacitada para desarrollar la gestión documental legal. El administrador del caso supervisa un equipo de asistentes legales para mover los documentos a través del sistema de documentos de la empresa. Aunque la digitalización de los documentos es una parte fundamental en la que se puede hacer un descubrimiento importante para el caso, mantener de una forma ordenada y accesible los archivos, copias y el trabajo conjunto de los documentos en cajas y carpetas siguen siendo necesarios por si el software de gestión documental llegara a fallar por cualquier motivo.

Fuente: Gestión documental legal